Как стоматологии увеличить загрузку кресел на 45% с помощью ИИ-бота

Стоматология «СтомаПлюс» в Санкт-Петербурге — клиника с 6 креслами и командой из 4 врачей. Проблема была типичной: при полной загрузке в будни кресла простаивали по вечерам и в выходные, а администратор не успевал обрабатывать все обращения.

Решение: ИИ-администратор, который закрыл все окна в расписании и увеличил поток записей на 45%.

Проблемы

Точка А: до внедрения

4 ключевые проблемы, которые мешали клинике расти

Пропущенные звонки:До 40% обращений терялись — администратор физически не успевал отвечать, пока работал с пациентами на ресепшене
Пустые вечерние слоты:Утро загружено на 100%, а после 17:00 заполненность падала до 35% — записывать некому
Долгий ответ в мессенджерах:Среднее время ответа на сообщение в WhatsApp — 3-4 часа. Пациенты уходили к конкурентам
Отмены без предупреждения: 18% пациентов не приходили на приём, а слот уже пропадал

Запрос клиента:

— Перестать терять обращения. Каждый пропущенный звонок — это минус 8-15 тысяч рублей за приём

— Заполнить вечерние и выходные слоты, которые простаивают

— Снизить процент неявок: чтобы бот напоминал и подтверждал визиты

Внедрение ИИ-администратора

Syntera ИИ-администратор

Полный цикл: от первого обращения до подтверждения визита

Записывает пациентов через WhatsApp, Telegram и ВКонтакте
Консультирует по услугам и ценам: имплантация, протезирование, гигиена, отбеливание
Подбирает свободные слоты к нужному врачу и записывает в IDENT
Отправляет напоминания за 24 часа и за 2 часа до приёма
Обрабатывает отмены: предлагает перенос вместо полной отмены
При неявке — автоматически связывается с пациентом и предлагает новую дату
Отвечает на частые вопросы: подготовка к процедуре, противопоказания, рассрочка
Передаёт сложные случаи администратору с полным контекстом переписки

Срок настройки и внедрения: 5 дней

Срок обучения и донастройки: 3 недели

Трудности

Проблема

Пациенты часто описывали симптомы вместо названия услуги: «болит зуб сверху справа» вместо «запишите на лечение кариеса». Бот не мог корректно определить, к какому врачу записывать.

Решение

Добавили маршрутизацию по симптомам: бот задаёт 2-3 уточняющих вопроса, определяет направление (терапия, хирургия, ортодонтия) и записывает к нужному специалисту.

Результат (точка Б)

Точка Б: после внедрения

Полная загрузка, минимум простоя, пациенты записываются сами

«Раньше после 17:00 клиника пустела. Сейчас вечерние слоты заполнены на 2 недели вперёд — бот записывает людей даже ночью»— Марина, управляющая клиникой «СтомаПлюс»

+45%Рост количества записей на приём

−60%Сокращение простоя кресел в вечернее время

<2 минСреднее время ответа на обращение (было 3-4 часа)

−70%Снижение неявок благодаря автоматическим напоминаниям

Вечерние и выходные слоты заполнены — кресла не простаивают
Администратор освобождён от рутины и сфокусирован на пациентах в клинике
Пациенты получают ответ за минуту, а не за несколько часов

Лайфхак: как заполнить пустые слоты

Рассылка по базе

Когда у клиники появлялись отмены и окна в расписании, бот автоматически предлагал свободный слот пациентам из листа ожидания.

Вместо того чтобы администратор обзванивал базу вручную, бот отправлял персональное сообщение в мессенджер: «Появилось окно на завтра в 18:30 к доктору Иванову. Записать вас?»

Итог:

82% отменённых слотов закрываются в течение 2 часов
Кресла не простаивают даже при отменах

ИИ-администратор берёт на себя запись, напоминания и консультации — клиника получает полную загрузку без лишних затрат на персонал.

Получить бесплатный аудит